Preventivi e report pronti in 30 secondi, dai dati che hai già

Sì, e Excel è anzi il punto di partenza più frequente. Partiamo dal foglio o dal template che usi oggi (con tutte le tue formule, formattazioni e logiche di sconto), lo replichiamo nel sistema e lo colleghiamo alla sorgente dati: il CRM, il gestionale, un altro Excel di anagrafica clienti. Da quel momento il preventivo si genera in automatico mantenendo l'identico aspetto. Non devi cambiare strumento, devi solo smettere di compilarlo a mano.

Il sistema legge dati strutturati (Excel, Google Sheets, database, esportazioni gestionali, API di CRM e ERP) e dati non strutturati (PDF, email, fatture elettroniche XML, scansioni di documenti). Per i PDF e le scansioni usiamo modelli di estrazione dati che riconoscono campi come anagrafica, righe d'ordine, importi, scadenze e li portano dritti nel template di preventivo o report.

Seguono il tuo template, identico a come lo presenti oggi. Replichiamo l'impaginazione, il logo, i colori, le formule, le sezioni di testo fisse e quelle dinamiche. L'output può essere PDF, Word, Excel, Google Docs o anche una pagina HTML inviata via email. Se hai più template per più tipi di cliente, gestiamo anche quello.

Il primo flusso (di solito quello che ti porta via più ore alla settimana) è operativo in 1-2 settimane. Si parte dal processo a maggior impatto (es. il preventivo standard o il report mensile più ripetitivo), si misura il tempo recuperato, poi si aggiungono gli altri flussi. Niente big-bang.

Sempre tu. Il sistema produce il documento pronto, ma l'invio richiede la conferma di una persona. Per i preventivi sopra una certa soglia di valore o con sconti fuori standard si può impostare un'approvazione gerarchica (commerciale verso responsabile vendite). I report periodici possono essere inviati in automatico se sono interni, o passare da revisione se vanno al cliente.

Sì. I dati restano sui tuoi sistemi (gestionale, CRM, server aziendale) o su infrastrutture cloud con hosting in Italia o nell'Unione Europea, a seconda della tua scelta. Trattiamo i dati come responsabili esterni con DPA dedicato, in conformità con GDPR e AI Act. I modelli di IA usati per la generazione testuale e l'estrazione dati sono configurabili in modalità no training per evitare che i tuoi dati vengano usati per addestrare modelli di terzi.

Il costo dipende da quante sorgenti dati colleghiamo, da quanti template servono e dal volume mensile. La prima fase di analisi è gratuita: misuriamo le ore che oggi spendi su Excel, Word e copia-incolla, calcoliamo il costo orario di chi le fa e ti diciamo in quanti mesi il sistema rientra. Per la maggior parte dei casi che abbiamo seguito il break-even è tra il quarto e il sesto mese.

No. L'interfaccia è pensata per chi oggi usa Excel e Word. Una persona del team apre la scheda cliente o seleziona il periodo, clicca genera, controlla il documento e lo invia. La parte tecnica (collegamenti, regole, template) la configuriamo noi una volta sola. Una mezz'ora di affiancamento è sufficiente per partire.